SYNOPSIS DU PROJET

Contexte

L'information sur les fichiers d'autorités est de plus en plus nécessaire - c'est un fait largement reconnu - et son importance va de pair avec les développement des interrelations entre données hétérogènes. Bibliothèques, centres d'archives, musées et centres de documentation ont ainsi mis l'accent sur l'amélioration de cette information.

Alors que plusieurs fichiers d'autorités nationaux font actuellement l'objet de travaux de mise en relation entre eux, il n'y a pour l'instant aucun fichier d'autorités, national ou international, qui soit utilisé indifféremment par des bibliothèques, des musées ou des centre d'archives. Il n'existe donc encore aucun format de notice d'autorités Nom Personne Physique ou Collectivité au niveau européen.

L'utilisation de fichiers d'autorités est d'ordinaire réservée aux grandes institutions ou à celles ayant participé à des projets dans ce domaine. Par voie de conséquence, cet usage n'est pas très répandu. Les institutions de moindre importance utilisent des fichiers locaux pour répondre à leurs besoins spécifiques. Le contenu de ces fichiers n'est généralement pas connu des autres institutions. Quant au public, il ne bénéficie actuellement que très partiellement de ces informations, n'étant généralement même pas informé de leur existence.

Cependant, des progrès significatifs ont été enregistrés dans le domaine des systèmes de catalogues distribués, ces travaux n'ayant toutefois pas été menés en vue d'une harmonisation des contenus dans les résultats des moteurs de recherche. LEAF propose une approche radicalement nouvelle sur cette question.

Objectifs

LEAF entend développer l'architecture modèle d'un système reprenant des autorités distribuées (Personnes Physiques et Collectivités) dans un système central permettant de relier automatiquement entre elles les notices relevant d'une même entité. Les données locales seront chargées depuis les différents serveurs des institutions partenaires vers le système central LEAF où elles seront enregistrées en format EAC (Encoded Archival Context). Des actualisations régulières assureront le suivi des données. Les notices faisant l'objet de requêtes seront automatiquement stockées dans un Fichier Central d'Autorités Nom qui contiendra des informations d'un haut degré de pertinence, tant en terme de qualité d'information que de fréquence d'interrogation. De cette façon, le Fichier Central représentera une avancée incontestable dans la connaissance du patrimoine culturel européen.

LEAF offrira également des possibilités d'annotation et de télédéchargement : les utilisateurs inscrits pourront annoter les notices et contribuer de cette façon à enrichir l'information disponible. Des acteurs du marché, comme les marchands d'autographes, pourront ajouter des offres commerciales « sur mesure ». Les institutions ne disposant pas de données sous forme électronique, ou ne les offrant pas en ligne, pourront signaler des informations leur appartenant et correspondant à des noms spécifiques. La notice LEAF agissant en tant que point d'origine, l'utilisateur aura la possibilité de consulter et de télédécharger cette notice sous plusieurs formats, de la comparer avec les notices locales et de rechercher des documents liés à une personne ou à une collectivité. Les réalisations du projet seront effectuées au travers d'un réseau international de recherche sur des Catalogues d'accès public (OPACs) qui fournit des informations sur des manuscrits et des lettres modernes, le projet MALVINE.

MALVINE étendra ainsi ses services vers des informations multilingues sur des noms de personnes et de collectivités. L'architecture modèle est conçue pour pouvoir s'appliquer à d'autres domaines culturels et scientifiques, permettant de valider une haute qualité de description par l'usage même de ces fichiers d'autorités. La maquette de démonstration LEAF permettra d'apprécier pleinement l'amélioration des résultats pour l'utilisateur, par l'interaction avec la description de contenus culturels ou scientifiques.

Innovation

Il est prévu de bâtir un prototype de fichier d'autorités commun, défini et produit par les requêtes des utilisateurs. Cette approche novatrice prend en compte, pour la première fois, le fait que l'information sur les "autorités noms" puisse être au cœur de toute activité concernant la documentation sur le patrimoine culturel européen. Ce prototype suppose une certain nombre de conditions préalables, notamment de surmonter l'obstacle représenté par les différentes pratiques régionales ou nationales, pour une coopération effective dans le domaine d'exploitation du patrimoine culturel européen. De ce point de vue, l'approche novatrice de LEAF doit être perceptible de façon très concrète.

LEAF sera testé dans un contexte de service de recherche sur des données décrivant des manuscrits modernes. Ce scénario sera largement déterminé par l'utilisation des informations biographiques ou des collectivités.
Les données d'autorités locales seront chargées dans le système central LEAF, où elles seront stockées en format EAC.
Les données relevant d'une même entité seront reliées entre elles.
Les résultats de recherches seront enregistrés dans un « Fichier central d'autorités LEAF », qui s'enrichira à chaque nouvelle requête. Ce fichier ne comportera que les notices ayant fait l'objet d'interrogations réelles.
Les utilisateurs référencés pourront communiquer avec les fournisseurs de données et les autres utilisateurs en ajoutant des annotations. Cette procédure améliorera l'information des données. La recherche sur les annotations sera également possible.
Les utilisateurs référencés auront la possibilité de télédécharger les notices sous différents formats.

É valuation de la réussite du projet

La réussite du projet dépendra des critères suivants :

Techniquement: il devra satisfaire aux exigences du dispositif technique mis en place pour la démonstration, démontrant notamment la faisabilité du modèle technique et l'approche retenue.

Fonctionnellement: en prévoyant une période de test pendant laquelle les résultats des recherches des utilisateurs seront confrontés à des critères de test pré-sélectionnés, suivie d'une analyse;

Feed-back: en analysant les réactions des utilisateurs pendant la phase de tests;

Diffusion et réception: en examinant le degré d'intérêt que le projet suscitera auprès d'acteurs d'autres projets, de communautés scientifiques, ou de personnalités représentatives...

Le projet se déroulera en trois phases:

Phase 1: conditions requises et analyses,
Phase 2: développement logiciel et tests,
Phase 3: Évaluation et validation.